Transfert de siège social : comment procéder ?

Votre société peut être amenée à déménager pour différentes raisons. Il y a le simple déménagement de locaux, mais il y a également le transfert de siège social. Dans le cas où le siège social de votre entreprise est le même que le lieu d’exercice, vous devez réaliser une procédure de transfert de siège social si vous décidez de déménager de locaux.

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L’annonce du transfert de siège social

Peu importe le statut juridique de votre entreprise, la publication d’une annonce dans un journal d’annonces légales est obligatoire. Si vous êtes trop pris dans l’organisation de votre changement d’adresse, vous avez aussi la possibilité de publier votre annonce sur https://www.annonces-legales.fr/ pour informer rapidement les tiers de votre changement d’adresse.

Dans l’annonce, vous devez renseigner l’adresse de l’ancien siège social de votre entreprise ainsi que l’adresse du nouveau siège social. Vous devez faire publier votre annonce dans un délai d’un mois à partir de la décision de changement d’adresse.

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La décision du transfert de siège social

Le changement d’adresse d’une société ou le changement de siège social est une chose courante. Pour cela, il y a une procédure spécifique à suivre. Cette décision implique ne effet, l’organisation d’une Assemblée générale extraordinaire ou AGE. Certaines obligations par rapport à la convocation des associés et la tenue d’un procès-verbal qui retranscrit la décision sont nécessaires.

Un délai de convocation légal de 21 jours est à respecter pour transférer un siège social. La convocation peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou LRAR ou encore en main propre, mais vous pouvez également procéder par mail.

Vous devez indiquer dans la convocation d’Assemblée générale certains éléments à savoir le type de l’Assemblée générale, la date, l’heure et le lieu de l’AG, l’ordre du jour et les modalités de vote.

Procès-verbal de transfert de siège social

Le greffe du Tribunal de commerce ou CFE exige le procès-verbal du transfert de siège social qui est un justificatif nécessaire pour la modification de l’extrait Kbis. Le procès-verbal sert à prouver le respect des modalités. Dans le procès-verbal, la date et l’heure de l’AG, les modalités de convocation, l’identité des associés ou actionnaires présents, le résumé des débats, la liste des documents soumis à l’AG ainsi que le résultat des votes doivent être mentionnés. Vous pouvez retrouver sur internet des modèles de décision de transfert de siège social qui peuvent vous aider dans la rédaction du procès-verbal.

Transfert de siège dans le même département ou dans un autre département

Pour le transfert de siège social dans un même département, les procédures sont souples. En effet, après la modification de statuts, la publication d’une seule annonce légale suffit pour annoncer le changement de siège social de votre entreprise.

Si au contraire, vous transférez le siège social de votre entreprise dans un autre département, vous devez procéder à un double avis publicitaire. En effet, vous devez publier une annonce légale dans le département de l’ancien siège social et une autre dans le département du nouveau siège social pour informer les tiers du transfert de siège social.

Il est nécessaire de noter que tout changement subit par votre entreprise doit être notifié par une annonce légale, c’est notamment le cas du changement de statut EURL en SASU par exemple.

Les démarches administratives liées au transfert de siège social

Lorsque vous envisagez de transférer le siège social de votre entreprise, il faut des démarches administratives à effectuer. Effectivement, un changement d’adresse implique plusieurs formalités légales qu’il faut respecter scrupuleusement.

La première étape consiste à notifier ce transfert aux différents organismes sociaux et fiscaux compétents. Vous devrez donc informer l’administration fiscale en déposant une déclaration de modification auprès du centre des impôts dont dépend votre société. Cette démarche permettra la mise à jour de vos informations dans leur système et évitera tout problème ultérieur.

Vous devez aussi aviser l’URSSAF (Union pour le Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) ainsi que la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Ces organismes sont responsables du recouvrement des cotisations sociales liées à votre activité professionnelle. Informez-les rapidement afin qu’ils puissent mettre à jour leurs données concernant votre entreprise.

En parallèle, il est indispensable d’informer les différentes administrations telles que la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI), qui doit être prévenue dans le cas où vous êtes inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS). Dans ce cas précis, une modification statutaire sera nécessaire pour faire figurer cette nouvelle adresse dans vos documents officiels.

N’oubliez pas non plus les partenaires commerciaux avec lesquels vous travaillez régulièrement. Prévenez-les dès que possible pour éviter toute confusion ou perte éventuelle lors du traitement de vos commandes. Pensez à informer aussi votre banque et tous les établissements financiers avec lesquels vous êtes en relation. Cette démarche vous permettra d’actualiser vos coordonnées bancaires et de faciliter ainsi toutes transactions futures.

Les conséquences fiscales et juridiques du transfert de siège social

Lorsque vous décidez de procéder au transfert du siège social de votre entreprise, pensez à bien noter que le transfert du siège social peut aussi avoir un impact sur la gouvernance de votre entreprise. Selon les lois en vigueur dans la nouvelle juridiction, vous pourriez être soumis à des règles différentes en ce qui concerne la composition du conseil d’administration et les droits des actionnaires.

Il est crucial de prendre en compte les conséquences fiscales et juridiques avant d’entamer un transfert de siège social. Il est fortement recommandé de consulter des experts spécialisés dans ces domaines.